Ringkasan Buku Komunikasi Bisnis_Bab 6

Rangkuman Buku

KOMUNIKASI BISNIS

BAB 6

Pentingnya Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik :

1. Bertele-tele seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf baru kemudian masuk ketopik bahasan. Dengan kata lain,pesan-pesan awal terlalu bertele-tele sehingga pembaca memerlukan waktu lama untuk memahami maksud surat.

2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relavan adanya informasi yang tidak relavan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relavan  disamping membuang-buang waktu ,juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi tidak jelas dan sulit dipahami.

3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidak lancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang ingin disampaikan.

4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup dalam pembahasan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan ,ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan.

Keempat masalah tersebut terdapat dalam komunikasi bisnis oleh karena itu hal-hal itu pelu diperhatikan oleh komunikator.

Pentingnya perorganisasian yang baik

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhanrkebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens.

Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu: 

1. Subjek dan tujuan haruslah jelas. 

2. Semua informasi hams berhubungan dengan subjek dan tujuan.  

3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

 Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami. pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan. audiens dengan mudah akan memahami maksud/tujuan pesan.

Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun cecara logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to the point).

Menghemat Waktu

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Di samping itu, audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

Menentukan Urutan dengan Rancana Organisasional

setelah Anda mendefinisikan dan menggnlongkan ide-ide Anda. Anda siap untuk memutuskan bagaimana urutannya. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu 

1. Pendekatan Langsung 

Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach). Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

2. Pendekatan tidak langsung 

Pendekatan tidak langsung ( indirect approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

 Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih di antara kedua altematif, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.

Secara umum, pendekatan langsung itu baik, jika para audiens mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Jika mereka menolak pesan-pesan yang Anda sampaikan, tidak senang, tidak tertarik, atau acuh tak acuh, Anda lebih baik menggunakan pendekatan tidak langsung. Olch karena itu, jika reaksi para audiens positif, gunakanlah pendekatan Iangsung dan sebaliknya, jika reaksi audiens negatif, gunakanlah pendekatan tidak langsung Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagi berikut:

1. Direct Request

Adalah penyampaian pesan langsung pada poin yang ingin dituju,direct request (permintaan langsung) dapat berbentuk surat maupun memo. Misalnya,anda tertarik pada produk baru dan anda berkeinginan sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut sepeerti karakteristik,harga dan cara pembayaran, anda dapat membuat surat direct request.

2. Pesan-pesan Rutin,Good News, atau Goodwill

Jika anda memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap anda,audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika anda mengumumkan penurunan harga ,menerima suatu undangan ,atau ucapan selamat dari teman sejawat,audiens akan senang memndangarnya,jadi pesan-pesan rutin ,good news,atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

Banyakan pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari dua pendekatan diatas dri rencana organisaaional. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, seperti  pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks untuk membangun makin banyak informasi. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke dalam dua katagori. yaitu: informasional dan analitikal. 

Pada umumnya, laporan dan presentasi yang paling mudah adalah informasional yang hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Yang termasuk ke dalam kategori informasional antara lain instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.

Untuk pesan-pesan informasional yang panjang jelas memiliki suam ide pokok. Selanjumya, dikembangkan ke dalam sub-sub topik yang disusun secara kronologis, geografis, atau tingkat pentingnya.

Secara umum, mengorganisasi laporan pesan presentasi analitikal (secara analisis) yang didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuan Anda adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tenentu, Anda hams memilih suatu rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.

Thanks to Nurhamidah

Lihat juga :
Bab 5_Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis
Bab 3_Komunikasi Dalam Organisasi