Rangkuman buku komunikasi bisnis_bab 8

-

Rangkuman Buku

Komunikasi Bisnis



Bab 8


Penulisan Direcrt Request

Pengorganisasian Direct Request
   Direct Request atau permintaan langsung sering diartikan kurang tepat sebagai bentuk permintaan barnag dan jasa secara langsung yang diartikan dengan tatap muka (face to face). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis ataupun non bisnis) kepada pihak lain (seseorang/individu atau organisasi) untuk terkomunikasi yang ada, termasuk media elektronik.

   Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pertanyaan keramahan dari tindakan yg diinginkan. Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan yg sebenarnya. Pada bagian akhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yg diinginkan.


Pembukaan

   Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yg tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Oleh karena itu, pada kalimat permulaan anda harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yg memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.


Penjelasa Rinci

   Pendekatan lain yg mungkin daapat diterapkan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan anad menyangkut perlengkapan yang sanga kompleks. Jika permuntaan anda lebih dari satu jenis, anda sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan atau berdasarkan tingkat pentingnya,. Oleh karena itu, agar permintaan anda dapat ditangani dengan segera, perlu diingatkan dua hal : 
(1) buatlah pertanyaan yg langsung mengenai inti permintaannya 
(2) hindari meminta informasi yg sebenarnya anda bisa memperolehnya sendiri.
Penutup
   Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun pemberian goodwill. Untuk permudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yg dapat dihubungi.


    
Permintaan Informasi Rutin

   Surat-surat permintaan rutin layak memperoleh perhatian dengan bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan , konsumen, klien, dan para pemegang saham. Dalam pembuatan surat rutin perlu di perhatikan tiga pertanyaan berikut ini : (1) apa yg ingin diketahui (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui (3) mengaa hal ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan dapat berasal dari dalam maupun dari luar organisasi bisnis.


Permintaan di dalam Organisasi 

   Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu standar perencanaan langsung. Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yg jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan penjelasan yg lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yg dikehendaki. Bentuk surat permintaan ini dilakukan di dalam organisasi perusahaan.
Permintaan ke Luar Organisasi
   Banyak surat yg harus dikirim ke luar organisasi (perusahaan) untuk memperoleh berbagai informasi penting, seperti informasi produk baru, catalog buku-buku terbaru, keinginan untuk kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan Koran, tabloid, atau majalah. Di samping itu, anda dapat memberi respons terhadap iklan yg dipasang di surat kabar.
   

Menulis Direct Request untuk Pengaduan

   Isitlah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yg berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yg kurang menyenagkan. Kedua isitlah tersebut penting artinya bagi manajer suatu organisasi perusahaan khususnya dalam kaitannya dengan indikasi bagaimana pelayanan (service) anda terhadap konsumen. Namu, pengajuan secara tertulis tentu akan lebih baik karena secara rinci dan tidak puas. Akan tetapi, perlu diingat bahwa surat pengaduan yg bernada marah tentu menjadikan pembaca enggan untuk melakukan tindakan koreksi. Oleh karena itu, dalam menulis surat pengaduan perlu di perhatikan sebagai berikut : (1) jelakan masalah yg anda hadapi secara rinci (2) lampirkan informasi pendukung, seerti faktur pembelian (3) usahakan nada surat anda tidak maraah atau emosional (4) permintaan tindakan khusus
   
Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

   Pada umumnya pendekatan yg digunakan dalam menyusun surat undangan, pesanan, dan reservasi adalah pendekatan langsung (direct approach).
Surat Undangan

   Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup 3 komponen, yaitu ide pokok, penjelasan rinci, dan penutup. Ide pokok dalam paragraph pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan penjelasan yg lebih rinci tentang ide pokok di awal suart tersebut. Berikutnya di akhiri dengan penutup yg berisi suatu harapan atau tindakan yg diinginkan dan ucapan terimakasih.
Surat Pesanan dan Reservasi

   Ketika perusahaan anda melakukan pemesanan (order) produk kepada perusahaan lain, maka perusahaan tersebut dapat menulis surat pesanan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach).



Permintaan Kredit

Dalam dunia perkreditan, kemampuan anda melunasi kredit sesuai dengan aturan main yg ada seperti tepat waktu, tidak pernah menunggak, dan lancar. Kepercayaan lembaga perkreditan bergantung pada bagaimana prestasi anda dalam melunasi kredit anda sebelumnya. Secara sederhaa, ada dua tahap yg perlu anda perhatikan, yaitu 
(1) mengisi formulir yg telah disediakan oleh lembaga pengkreditan yg ada 
(2) mengirimkan/melampirlan berbagai data pendukung penting yg diperlukan dalam proses memproleh kredit tersebut.


Thanks to Silmi W


Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Contoh Ceramah Singkat (Larangan Putus Asa)

-
Gambar
Larangan Putus Asa Bismillahirrahmaanirrahiim Assalaamu a’laikum wr.wb              Alhamdulillah wassolaatu wassalaamu a’la rasuulillah wa a’la aalihi washobihi ajmai’n. Amma ba’du  Pemirsa Akademika yang berbahagia.                 Di dalam hidup ini, kita akan selalu dipertemukan dengan yang namanya cobaan. Kita tidak tahu apa jenis cobaannya dan kita juga tidak tahu apakah kita sanggup melewatinya ataupun tidak. Terkadang sebagian besar manusia yang tidak sanggup menghadapinya mereka akan mudah merasa putus asa. Tetapi putus asa ini adalah suatu penyakit hati yang harus kita hindari, kita harus senantiasa memohon pertolongan kepada Allah SWT.
Baca selengkapnya

Contoh Paragraf Narasi,Persuasi,Deskripsi, Eksposisi,Argumentasi, dan Resensi Buku

-
Gambar
Contoh Paragraf Narasi,Deskripsi,Eksposisi,Argumentasi,Persuasi,dan Resensi Buku Paragraf Narasi Liburan sekolah beberapa tahun yang lalu, saya dan ibu pergi ke pantai Pangandaran . Pangandaran merupakan tempat wisata yang sudah popular dan sangat disukai masyarakat. Di Pangandaran , banyak sekali keunikan dan tempat menarik yang merupakan ciri khas pantai Pangandaran . Perjalanan kurang lebih 3 jam dengan menggunakan kendaraan roda empat. Tempat pertama yang saya kunjungi adalah cagar alam.Daerah ini terkenal sebagai tempat perlindungan hewan hewan langka yang ada di Indonesia.Hutannya masih utuh tidak pernah di ganggu oleh tangan-tangan manusia.             Setelah berjalan sampai pasir putih ternyata sedang ada yang syuting film,yaitu film-film jaman dulu seperti cerita Angling Darma.Tak hanya itu,kami memasuki gua-gua yang dulunya dipakai oleh kerajaan
Baca selengkapnya

Contoh Menulis Sebab Akibat ( cause and effect )

-
Gambar
Cause Effect Smoke Out of breath Cough Lips become black Bad breath Teeth turn yellow Get tired quickly Negative Effects of Smoking Negative Effects of Smoking                      Smoking has become a habit for the world community. Even for most people, smoking is a primary requirement like rice. In this Essay i will explain about the negative effects of smoking. Many of the negative consequences resulting from smoking include the following.                 The first effect is shortness of breath. This is important to express. If you encounter a smoker, you may give advice "stop the mark because it is not good for health especially lung health. The second effect that can cause cough if he is not familiar with smoking. A new person will find it difficult to breathe to regulate the smoke he smokes. If that happens then the breath will not stabilize then cough. If smoking has become
Baca selengkapnya